L’autorité territoriale est tenue de constituer un dossier individuel pour chaque fonctionnaire, titulaire, stagiaire et pour chaque agent contractuel. L’existence de ce dossier constitue une garantie pour les agents publics qui peuvent, à tout moment, exercer leur droit à communication et connaître les éléments dont dispose à leur sujet l’autorité territoriale.
Articles L. 137-1 et suivants du Code Général de la Fonction Publique.
Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, c’est à dire les informations relatives à l’exercice des fonctions ou, plus généralement, les éléments permettant d’apprécier sa manière de servir, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Les éléments du dossier
Eléments obligatoires
Actes et/ou documents relatifs :
- Au recrutement
- A la rémunération
- Au déroulement de carrière
- A la discipline
- A la déontologie
- A la formation
Compte rendu d’entretien professionnel
Eléments temporaires
- Attestation de scolarité des enfants
- Notification de changement d’adresse
- Demande d’autorisation spéciale d’absence
- Congés annuels autorisés
Pièces interdites au dossier
- Documents sur les opinions et activités politiques, syndicales, religieuses…
- Résultats d’expertises et de diagnostics établis par les médecins
- Certaines sanctions disciplinaires peuvent être effacées
La particularité du dossier médical
Il s’agit d’un élément obligatoire du dossier individuel, divisé en 2 parties :
- Une partie est conservée dans le dossier (demandes de congés de l’agent)
- Une autre partie est conservée par le médecin du travail (mentions médicales, expertises, divers avis du médecin du travail)
La Tenue du dossier dans des cas particuliers et le sort du dossier en cas de mobilité
TENUE DU DOSSIER
| Agent intercommunal |
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| Agent détaché |
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| Agent en disponibilité |
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SORT DU DOSSIER EN CAS DE MOBILITE
| Mutation |
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| Intégration ou autre collectivité ou administration |
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| Détachement |
|
Départ retraite |
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La communication du dossier indidivuel
S’il veut consulter son dossier, l’agent doit établir une demande à laquelle l’autorité territoriale doit donner une suite favorable, sauf si celle-ci est abusive.
La consultation doit avoir lieu dans les locaux de l’administration, sous surveillance de cette dernière.
La gestion du dossier par l’administration
Les différentes pièces du dossier individuel doivent être enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il peut, sous certaines conditions, être géré sous format électronique.
Il doit être classé par référence à la nomenclature précisée par arrêté ministériel. Dans ce cas, les conditions de création et de passage à cette gestion sont définies par l’administration, après avis du Comité Social Territorial.
Le rôle du centre de gestion
Soutien des employeurs locaux dans la mise en œuvre du statut de la fonction publique territoriale, le Centre de Gestion suit la carrière des agents relevant des collectivités et établissements qui lui sont affiliés.
Dans le cadre de ses missions institutionnelles obligatoires, il est notamment tenu de détenir un exemplaire du dossier individuel de carrière de chacun de ces agents.
Alimenté par les décisions individuelles transmises par les collectivités, ce dossier fait l’objet d’un suivi informatisé par le service Suivi des carrières et projets d’actes.
Le Centre de Gestion met à disposition des collectivités une aide à la gestion des dossiers individuels de leurs personnels via un e-service dénommé EXTRANET-RH.
Cet outil permet de visualiser, via une connexion sécurisée, les informations concernant les collectivités et les dossiers individuels des agents figurant dans les fichiers informatisés alimentés par le service Suivi des carrières et Projets d’actes à partir des arrêtés ou éléments transmis, à savoir :
- Les données personnelles de l’agent ;
- L’historique de carrière ;
- Les coordonnées de la collectivité, horaires, etc…
Il offre également la possibilité aux collectivités :
- De renseigner ou de modifier les adresses personnelles de leurs agents ;
- De télécharger les projets d’arrêtés mis à disposition par le service Suivi des carrières et Projets d’actes
Vos contacts
- Expertise statutaire
- doc@cdg33.fr
- 05 56 11 94 35
- Secrétariat des instances statutaires
- instances@cdg33.fr
- 05 56 11 94 56
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